特定非営利活動法人Vネット　文書・情報管理規程

第1章　総則
（目的）
第1条
この規程は、文書の作成、受発信、処理および保存等の取扱いに必要な基準を定め、特定非営利活動法人Vネット（以下「当法人」とする）の文書業務の組織的かつ能率的な運営を図ることを目的とする。
（文書の区分）
第2条
文書は、次のとおり区分し、不明なものの区分については理事長が指定する。
1. 秘密文書　当法人から外部へ漏らすことを禁じるもの
・重要文書のうち、個人情報が入った文書
・その他当法人の秘密文書として理事長が指定したもの
2. 重要文書　保管を必要とする重要な文書
・総会、理事会関係書類
・事業実施関係書類
・その他当法人の重要文書として理事長が指定したもの
3. 普通文書　前各項以外の一般文書
（バックアップデータ）
第3条
秘密文書及び重要文書については、バックアップデータを作成し、理事長が保存する。

第2章　文書の整理・保管
（文書保管期間）
第4条
文書の保管期間は以下のとおりとする。
・秘密文書, 重要文書：永久もしくは7年（別表一覧参照）
・普通文書：6ヶ月
（重要文書の保管）
第5条
秘密文書、重要文書及びバックアップデータについては理事長が管理、保管を行う。
（文書の廃却手続き）
第6条
保存期間を満了した保存文書は、理事長が廃却する。
2. 保存期間内の文書でも、理事長が保存の必要がないと認めたときは、廃却することができる。
3. 保存期間満了の文書で、なお必要のあるものは、理事長がその保存期間を定める。
（文書の廃却方法）
第7条
文書の廃却方法は、原則として焼却とする。ただし、この方法によりがたいときは、理事長の指示する方法による。

第3章　規程の改廃
（改廃）
第8条
この規程の改廃は、理事長が起案し、理事会の決議による。

附則
この規程は、令和2年11月12日より実施する。


別表
各種文書保存期間一覧
・定款：永久
・総会議事録及び資料：7年
・理事会議事録及び資料：7年
・会計関係書類：7年
・監査記録：7年
・会員名簿：7年
・通帳：7年（最終の記帳より）
・契約書：永久（関係が無くなった日より7年）
・賃金台帳：永久（関係が無くなった日より7年）
・社会保険関係書類：永久（関係が無くなった日より7年）